Digitalisaatio vaikuttaa työelämään monin tavoin ja edellyttää vanhojen toimintatapojen muuttamista. Digitalisaatiota on mahdollista hyödyntää jo työsopimusten allekirjoitusvaiheessa. Työsopimuksen sähköinen allekirjoitus tehostaa toimintaa ja säästää työaikaa, jonka voi käyttää hyödyllisemmin kuin allekirjoitusten hakemiseen ja sopimusten postitukseen.
Liiketalouden laskentatoimen opiskelijat ovat tehneet viime vuosina useita opinnäytetöitä, joiden aihe on liittynyt digitalisaatioon. Sara Handroos teki vuonna 2017 Saita Oy:lle (Saimaan talous ja tieto Oy) opinnäytetyön, jonka tavoitteena oli selvittää työsopimuksen sähköisen allekirjoituksen käyttöönottoa Saitan ja sen asiakasyritysten käyttöön.
Sähköinen allekirjoitus tarkoittaa sitä, että työsopimus allekirjoitetaan sähköisesti tietokoneen, puhelimen tai tabletin avulla. Sopimuksia voidaan allekirjoittaa palveluntarjoajien omalla varmenteella tai pankkitunnuksilla tunnistautuen. Lainsäädäntö on luonut pelisäännöt sähköiselle allekirjoitukselle. Työsopimuslain mukaan työsopimus voidaan tehdä suullisesti, kirjallisesti tai sähköisesti.
Osa Saitan asiakkaiden toimialoista on sellaisia, missä solmitaan paljon uusia työsopimuksia lyhyellä varoitusajalla. Saitan tavoitteena on digitalisoida palveluitaan. Työsopimuksen allekirjoituksen sähköistäminen on osa palvelujen digitalisointia. Saitan asiakasyritykset solmivat kuukaudessa jopa 3200 työsopimusta, mikä tarkoittaa sitä, että vuodessa allekirjoitetaan 38400 työsopimusta. Allekirjoituksen sähköistäminen tuo ajansäästöä, sopimuksen voi allekirjoittaa paikasta ja ajasta riippumatta eikä työsopimusta tarvitse enää tulostaa.
Saita tarjoaa palveluja kunnan omistuksessa oleville yrityksille. Siksi Saitalle lähdettiin etsimään vaihtoehtoja, joissa noudatetaan vahvaa sähköistä tunnistamista. Sähköisen allekirjoituksen palveluntarjoajia on lukuisia sekä Suomessa että ulkomailla. Monella ulkomaalaisella toimijalla ei ole kuitenkaan tarjota Suomessa vahvan tunnistamisen lain mukaisia tunnistusmenetelmiä. Keskeisimpiä vahvan tunnistamisen menetelmiä ovat pankkien verkkopankkitunnukset (TUPAS-tunnistaminen), Väestörekisterikeskuksen kansalaisvarmenne ja teleyritysten mobiilivarmenteet. Sopivin vaihtoehto Saitalle olisi sellainen, jossa nämä kaikki vaihtoehdot olisivat mahdollisia.
Sähköistämiseen liitetään yleisesti tietoturvariski. Riskien hallinnan kannalta on tärkeää, että allekirjoitus tapahtuu salatussa yhteydessä, eikä työsopimuksia saa tallentaa pysyvästi Internetiin.
Opinnäytetyössä vertailtiin sähköisen allekirjoituksen palveluntarjoajia ja etsittiin sopivinta Saitalle ja sen asiakasyrityksille. Sähköisen allekirjoituksen tulee olla organisaation jo olemassa olevaan sähköiseen työsopimusjärjestelmään integroitava sovellus. Palveluntarjoajien joukosta löytyi kaksi potentiaalisinta ehdokasta Saitan tarpeisiin. Palveluntarjoajan lopulliseen valintaan tulee myös vaikuttamaan palvelun ja sen käyttöönoton hinta, joka ei vielä opinnäytetyön tekovaiheessa ollut selvillä.
Saitan asiakasyritysten haastattelujen perusteella työsopimuksen allekirjoituksen sähköistämiseen suhtaudutaan yleisesti myönteisesti, vaikka alkuvaiheessa sähköinen allekirjoitus saattaa jakaa mielipiteitä. Jos palvelu on toimiva, niin sitä varmasti tullaan hyödyntämään.
Lehtori Saara Heikkonen
Saimaan ammattikorkeakoulu