Tutkimus & kehitys | Liiketalouden laskentatoimen opiskelijat ovat tehneet viimeisen vuoden aikana opinnäytetöitä, joiden aiheet ovat liittyneet säätiöiden arkistointiin, tietosuoja-asetuksen tuomiin haasteisiin ja arkistoinnin sähköistymiseen.
Opinnäytetöissä on selvitetty asiakirjojen säilytysaikoja sekä lakien ja asetusten vaikutusta arkistointiin. Digitalisaatio luo uusia mahdollisuuksia asiakirjahallinnon hoitamiseen, kun taas Euroopan Unionin tietosuoja-asetus on tuonut lisää vaatimuksia yhdistysten ja säätiöiden henkilötietojen käsittelyyn.
Kuva: Pixabay
Arkistointi on osa yritysten, yhdistysten ja säätiöiden asiakirjahallintoa. Asiakirjahallinto on kokonaisuus, johon kuuluvat asiakirjojen laatiminen, vastaanottaminen, käyttäminen, säilyttäminen ja hävittäminen. Arkistointia varten luodaan arkistonmuodostussuunnitelma, joka ohjaa arkistointia.
Arkistoinnin pitää täyttää asiakirjoja koskevat lainsäädännön vaatimukset. Arkistointilaki antaa selkeät ohjeet asiakirjojen oikein säilyttämiseen sekä hävittämiseen. Ajankohtainen uudistunut EU:n tietosuoja-asetus taas kertoo, miten henkilötietoja tulisi säilyttää. Vuoden 2019 alussa voimaan tullut tietosuojalaki on myös keskeinen laki arkistointiin liittyen.
Paperisella arkistoinnilla tarkoitetaan paperisten asiakirjojen valmistelua ja säilytystä. Paperinen arkisto tulisi järjestää niin, että arkistoitavat asiakirjat säilyvät tuhoutumattomina ja turvallisessa paikassa niiden säilytysajan.
Sähköinen arkistointi on suunnitelmallista ja järjestelmällistä tietoaineiston säilyttämistä sähköisessä muodossa huomioiden tietojen säilytettävyys ja löydettävyys. Sähköisen arkistoinnin etuja ovat asiakirjojen haettavuus ja siirrettävyys järjestelmien välillä sekä muunnettavuus erilaisiin tallennuksen ja esittämisen muotoihin. Sähköiset sekä paperiset asiakirjat tulee hävittää oikeaoppisesti niiden säilytysajan tai arkistonmuodostajan tarpeen päättymisen jälkeen.
Euroopan Unionin tietosuoja-asetus GPDR tuli sovellettavaksi 25.5.2018, mistä alkaen rekisterinpitäjien on käsiteltävä henkilötietoja entistä huolellisemmin. Tietosuoja-asetuksessa ei ole määritelty tarkkoja henkilötietojen säilytysaikoja, mutta rekisterinpitäjän on arvioitava henkilötietojen säilytysaikaa ja tarpeellisuutta kysymyksessä olevaa käyttötarkoitusta vasten.
Henkilötietoja saa säilyttää vain niin kauan, kun ne ovat tarpeen henkilötietojen käyttötarkoituksen kannalta. Tämä vaikuttaa myös yhdistysten ja säätiöiden toimintaan ja arkistointiin. Tietosuoja-asetuksen myötä rekisterinpitäjältä vaaditaan tarkempia perusteluita henkilötietojen käsittelylle sekä tietoisuutta käsittelyn tuomista riskeistä, jotka voivat vahingoittaa käsiteltävän rekisteröidyn yksityisyyttä.
Aleksi Karppasen opinnäytetyössä Arkistonmuodostussuunnitelma – case Laptuote-säätiö sr perehdyttiin Euroopan Unionin tietosuoja-asetukseen ja sen vaikutuksiin Laptuote-säätiön asiakirjahallintoon.
Opinnäytetyössä selvitettiin Laptuote-säätiön asiakirjahallinnon nykytila ja laadittiin arkistonmuodostussuunnitelma Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksen mukaiseksi. Arkistonmuodostussuunnitelma laadittiin Laptuote-säätiön asiakirjakokonaisuuksien mukaan niin, että se on helposti muokattavissa.
Olivia Rossin opinnäytetyössä Sähköisen arkistoinnin hyödyntäminen sopimushallinnossa, Case Sotek-Säätiö sr selvitettiin sopimusarkiston sähköistämisistä ja sähköisessä sopimusarkistossa huomioitavia asioita.
Opinnäytetyössä perehdyttiin siihen, miten sopimusarkiston sähköistäminen vaikuttaa työskentelyyn sekä erilaisiin työtehtäviin nyt ja tulevaisuudessa. Opinnäytetyössä luotiin myös säätiölle ohjeistus asiakirjojen säilytysajoista.
Asiakirjahallinto on muuttunut merkittävästi sähköisen taloushallinnon myötä ja sähköistä asiakirjahallintoa voidaan pitää yhtenä osana digitaalista taloushallintoa. Asiakirjojen säilytys on siirtymässä yhä enemmän pilveen ja markkinoille syntyy jatkuvasti paljon uusia pilvipalveluita. Uusi tietosuoja-asetus aiheuttaa myös henkilötietojen käsittelylle uusia vaatimuksia, jotka on otettava huomioon myös arkistoinnissa.
Saara Heikkonen
Lehtori
Saimaan ammattikorkeakoulu