Näkökulma | Työyhteisöissä palaverit ovat tätä päivää, sillä monialaiset ja moniammatilliset tiimit edellyttävät toimiakseen runsasta jäsenten välistä vuorovaikutusta ja asioista keskustelua.
Valitettavasti liian monet palaverit toteutuvat kehnosti ja ne saavat osallistujissa aikaan turhautumista, jopa kiukkua, ja kääntyvät tarkoitustaan vastaan. Miksi näin?
Artikkelissa on vuosien varrella YAMK -opiskelijoiden huonoista palaverikokemuksista ja työnohjaajana kuulemastani koottu ”painajaispalaverin” kuvaus.
Kuva: Pixabay
Koko henkilöstö on kutsuttu lyhyellä varoitusajalla palaveriin, jonka kestoksi on kutsussa ilmoitettu tunti. Palaverin aihe ja tarkoitus ovat suurimmalle osalle osallistujista epäselviä. Palaverin koollekutsuja tietää palaverin pitopaikan ahtaaksi, mutta ajattelee, että eiköhän sopu sijaa anna.
Palaverin koollekutsuja avaa palaverin ja toivottaa kaikki tervetulleiksi. Hän korostaa, että tähän palaveriin osallistumalla on jokaisella mahdollisuus sanoa käsityksensä ja ajatuksensa aiheena olevasta X-asiasta. Keskustelu pärähtää käyntiin ja se kimpoilee sinne tänne. Puhutaan ja puhutaan, asia velloo edes takaisin. Aika kuluu eikä asiassa päästä yhtään eteenpäin. Kukaan ei johda keskustelua, eikä siitä tehdä missään vaiheessa yhteenvetoja tai muistiinpanoja.
Osa porukasta väsähtää jo alkumetreillä tilojen riittämättömyyden ja toimimattomuuden vuoksi. He vetäytyvät aiheen ajattelusta ja ryhtyvät puuhastelemaan omiaan. Vähitellen äänessä ovat vain puheliaimmat työntekijät. Tässä kohdin palaverin vetäjä vilkaisee kelloa ja toteaa, että nyt on ylitetty aika jo 20 minuutilla. Koska asiassa ei saatu aikaan konsensusta, asiaa jäädään miettimään ja siihen palataan seuraavassa palaverissa, jonka aika ilmoitetaan myöhemmin. Palaverista ei tehty muistiota vaan luotetaan, että asiat pysyvät mielessä tai palautuvat mieleen seuraavassa palaverissa.
Väki kutsutaan lyhyellä varoitusajalla jatkopalaveriin. Palaverin vetäjä ilmoittaa palaverin alussa, että jatketaan siitä mihin viimeksi jäätiin. Paikalle on tullut myös sellaisia työntekijöitä, jotka eivät olleet olleet mukana edellisessä palaverissa. Heitä ohjeistetaan hakemaan sopiva paikka itselleen ja kysymään naapureilta, missä mennään. Osa tähänkin palaveriin tulleista kokee olevansa paikalla ihan turhan panttina. Heidän mielestään asia ei koske heitä lainkaan, eikä vaikuta heidän työhönsä mitenkään. Heillä ei ole mitään sanottavaa asiaan.
Osa porukasta keskustelee runsaasti, mutta tuntuu, että keskustelun aihe on muuttunut ja he puhuvatkin jostakin muusta kuin alun perin oli tarkoitus. Osa porukasta puhuu X-asiasta niin kuin oli palaverin tarkoituskin. Loppujen lopuksi keskustelusta syntyy varteen otettavia ehdotuksia, joista odotetaan ja toivotaan tehtävän tässä palaverissa päätöksiä. Tällöin todetaan, ettei paikalla ole sellaista henkilöä, joka voi päättää asiasta. Asia jää taas odottamaan seuraavaa palaveria.
Niinpä tämä tarina jatkaa elämäänsä ja asia X odottaa tulemistaan. Mutta surullisinta on se, että organisaatioissa alkaa syntyä tarina palavereiden ja kokousten turhuudesta, vaikka kyse on niiden toimimattomuudesta.
Siksi olisikin hyvä muistaa, että palaverit ovat työtä ja kaikille tulee olla etukäteen selvää, millaista työtä palaverissa kulloinkin tehdään. Niin palavereiden vetäjillä kuin myös osallistujilla on oma vastuunsa valmistautumisessa, toteutuksessa ja palaverikäytäntöjen kehittämisessä.
Pirjo Vaittinen
Toimialajohtaja, sosiaali- ja terveysala
Saimaan ammattikorkeakoulu