Tutkimus & kehitys | Kuinka kirjata oikein? Kansa-koulu-hanke kehittää kirjaamista ja yhdenmukaistaa käytäntöjä.
Kuva: Kansa-koulu II
Asiakastyön dokumentointi eli kirjaaminen on sosiaalialan ammattilaisen lakisääteinen velvollisuus sekä tärkeä osa ammattitaitoa. Kirjaamalla asiakastietoa tehdään työtä näkyväksi, mutta kuinka kirjata oikein?
Vaikka useampikin laki edellyttää asiakastiedon kirjaamisessa asiakkaan osallisuutta, asiakaslähtöisyyttä, eettisyyttä ja läpinäkyvyyttä, toteutuvat nämä asiat vielä liian harvoin sosiaalihuollon käytännön työssä. Kirjaamisessa on lisäksi osattava huomioida tietosuoja ja tietoturva, kieli, asiakirjarakenteiden mukainen kirjaaminen sekä asiakastietojärjestelmän vaatimukset.
EU:n tietosuoja-asetuksen voimaantulon myötä asiakkaalle täytyy entistä vahvemmin tehdä selväksi, miten hänen tietojaan käsitellään. Pelkkä informointi asiakastietojen käsittelystä ei riitä, vaan asiakkaan on aidosti ymmärrettävä kuka asiakastietoja kirjaa, mihin kirjataan ja kenen käytettävissä tiedot ovat.
Eettisesti kestävä asiakastiedon dokumentointi edellyttää läpinäkyvyyttä. Kirjaamisessa täytyy huomioida myös kielen ymmärrettävyys. Ymmärrettävät ja selkokieliset kirjaukset lisäävät luottamusta, palveluiden laatua ja asiakastyytyväisyyttä. Ammattilaisen kirjaukset voivat parhaimmassa tapauksessa vaikuttaa asiakkaan minäkuvan rakentumiseen voimaannuttavasti.
Nykyisin sosiaalihuollosta tuotettavaa tietoa hyödynnetään liian vähän organisaatioiden johdon tai sosiaalihuollon järjestämisvastuuta kantavien kuntien ja kuntayhtymien päätöksenteossa. Kanta-palveluiden ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto on yksi tärkeimmistä askelista siirryttäessä kohti yhtenäistä sosiaalihuollon toteuttamista ja tiedontuotantoa.
Kaikki sosiaalipalveluja tuottavat organisaatiot ottavat vaiheittain käyttöönsä Kanta-palvelut ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston. Se edellyttää yhdenmukaista ja määrämuotoista kirjaamista ja asiakastietojen käsittelyä. Ensimmäinen toimenpide on valtakunnallisesti yhtenäisten kirjaamiskäytäntöjen omaksuminen asiakastyössä niin yksityisissä kuin julkisissa sosiaalipalveluita tuottavissa organisaatioissa.
Kansa-koulu-hankkeissa on kehitetty määrämuotoista kirjaamista jo vuodesta 2015 lähtien. Hankkeissa on tähän mennessä valmennettu yhteensä 1 969 kirjaamisvalmentajaa, joiden pitämien organisaatiokohtaisten kirjaamisvalmennusten kautta on tavoitettu yli 30 000 sosiaalihuollon ammattilaista.
Kansa-koulu II, Määrämuotoisen kirjaamisen tuki sosiaalialalla -hankkeessa kirjaamisosaamisen kehittämisessä on mukana myös neljä yliopistoa, 14 ammattikorkeakoulua sekä kolme toisen asteen oppilaitosta. Koulutusorganisaatioyhteistyön kautta sosiaali- ja terveysalan opiskelijat perehtyvät määrämuotoiseen kirjaamiseen ja hallitsevat laadukkaan asiakastyön dokumentoinnin siirtyessään työelämään.
Marjo Orava
Hankejohtaja, Kansa-koulu II, Määrämuotoisen kirjaamisen tuki sosiaalialalla -hanke
Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom