kuva: Pasi Juvonen
Kokemuksia Trello -työkalusta projektijohtamisen tukena
Monet tutkimus-, kehitys ja innovaatiohankkeet toteutetaan yhteistyössä usean eri osapuolen kanssa. Myös Digikaappaus* – hankkeessa tilanne on tämä. Projektiin kuuluvat ihmiset ovat hajallaan ympäri kampusta tai eri kaupungeissa ja monella tutkijalla on hankkeen ohessa runsaasti muitakin tehtäviä. Kartoitin jo hanketta valmistellessa työkalua, jolla voisi parantaa oman tekemiseni laatua ja samalla tarjota muillekin mahdollisuuden tehdä työstään näkyvää itselle ja muille. Sopivan työkalun tuella on mahdollista parantaa omaa aikaansaamistaan ottamalla vain sopivan määrä tekemistä kerrallaan työn alle ja kokeilla voiko tällainen työkalu olla osa etäjohtamisen työkalupalettia.
Tee työtehtäväsi näkyviksi aluksi itsellesi
Trello työkalun taustalla ovat LEAN -johtamisen ajatukset, hieman mukailtuna näin:
- Tee työtehtävistäsi näkyviä
- Paranna työsi virtausta ottamalla suoritukseen vain yksi tehtävä kerrallaan (mikäli se on mahdollista, yllättävän usein on)
- Mieti mikä on oleellista ja mikä ei – mikä tekemisesi tuottaa lisäarvoa asiakkaalle tai niille tavoitteille, joita olet toteuttamassa yksin tai yhdessä muiden kanssa?
- Karsi epäoleellinen (waste) pois tai pienennä sellaisten tehtävien tärkeyttä niin, että oleellinen pääsee esille
- Mikäli et halua suoraan kokeilla Trelloa, voit luoda Fyysisen Kanban –taulun (viereinen kuva), mihin työtehtäväsi tulevat näkyville
On hyvin tiedossa, että usein suorituksessa oleva tehtävä keskeytyy usein ja erilaisia keskeytyksiä voi tulla useita peräkkäin. Kokeile erilaisia työskentely-ympäristöjä mahdollisuuksiesi mukaan niin voit löytää hyvin toimivia yhdistelmiä keskeytysten välttämiseksi silloin kun niitä ei kaivata. Ainakin ajattelutyölle on hyödyllistä vaihtaa välillä kokonaan ympäristöä ja olla myös yksin.
Käyttöönoton helppous ja vaikeus
Trello on pilvipalvelu ja sen perusversiota voi käyttää ilman kustannuksia. Kun Trelloon luo tunnuksen ja kirjautuu sisään palveluun, voi luoda uuden taulun (projektitaso), sinne tarpeelliset luettelot, luetteloihin kortit. Kortteihin voi liittää kommentteja, liitteitä, ulkoasun muokkausta yms. Kun jokin tehtävä (kortti) etenee, niin kortin voi vetää ja pudottaa uuteen paikkaan. Kaikki tämä on helppoa ja onnistuu nopeasti. Windows –sovelluksia aiemmin käyttänyt oppii Trellon käytön varttitunnissa. Alkuun pääset helposti: www.trello.com
Käyttöönoton haastava osuus tämän noin 2,5 vuoden kokeilun kokemusta perusteella, on saada ihmiset tekemään omasta työstänsä näkyvää ja jakamaan siitä tieto muillekin. Uuden toimintatavan ottamisen käyttöön tilanteessa, jossa ihminen kokee kiirettä, vaatii ajattelutavassa tapahtuvaa muutosta. Alussa on panostettavat asiaan vähän enemmän, kun opetellaan uutta ja toistettava sitä sen verran, että se alkaa tuntua tutulta. Tämä kokemus on samankaltainen kuin aiemman käyttöönottokokemukset. Alussa on hankalaa ja ilmenee vähän tai enemmän vastustusta. Sitten kun järjestetään aikaa aloittaa, opitaan nopeasti ja osa jopa hieman innostuu. Muutamalle työkalu jää pysyvästi käyttöön, kun siitä huomataan saatavan hyötyä oman työn tueksi.
Pohdittavaa
Mikäli ihminen on työtehtävissään tilanteessa, jossa hän kokee kiirettä yksi ratkaisun avaimista voi olla tehdä tekemisestä näkyvää. Tällöin voi miettiä priorisointia ja saada sitä kautta aikaan edistymisen kokemusta. Jos taas työntekijä perustelee kiireellä sen, että ei halua pysähtyä miettimään keinoja päästä kiireen tunteesta eroon, ei työkaluista silloin ole mitään hyötyä. Ensin täytyy muuttaa omaa asennetta ja se vaatii peiliin katsomista. Aikaa kaikilla on käytössä yhtä paljon ja yllättävän monessa tilanteessa on oma valintamme mihin ajan käytämme.
Digikaappaus-hanke* toteutetaan Saimaan amk:n, LUT:n, 9 yrityksen ja kahden kaupungin yhteistyössä. Hanketta ovat rahoittaneet Tekesin Liideri-ohjelma, Saimaan amk, LUT sekä mukana olevat organisaatiot. Hanke toteutetaan v. 2016 – 2018 aikana.
Pasi Juvonen
Tiimivalmentaja ja tietotekniikan lehtori (TkT)
Saimaan ammattikorkeakoulu