Tutkimus & kehitys | Mitä tietoja rekrytoinnissa saa kerätä? Millä tavalla keräämisen tulee tapahtua ja millä perusteella?
Kuva: Pixabay
Uusien työntekijöiden rekrytoinnissa liikkuu valtava määrä tietoja, joista suurin osa on työnhakijoiden henkilötietoja. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta löydettäisiin oikea tekijä työhön.
Tietoja keräävällä ja käsittelevällä työnantajalla on kuitenkin tarkoin määritellyt rajat, joiden puitteissa käsittelyn on tapahduttava. On tärkeää, että sekä työnantajat että työnhakijat tietävät omat oikeutensa ja velvollisuutensa omiin henkilötietoihinsa sekä niiden käsittelyyn.
Digitalisoinnin myötä yksityisyyden ja henkilötietojen suojan merkitys työelämässä on kasvanut merkittävästi. Tämän aiheen tekee entistä ajankohtaisempi myös tuore EU:n henkilötietoasetus GDPR, joka vaikutti merkittävästi työhönotossa tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn.
Vaikka rekrytointi on osana jokaisen elämää, joitakin rekrytointiprosessin vaiheita on tutkittu hyvin vähän verrattuna työntekijöiden oikeuksiin tai tasa-arvoon työelämässä. Monet rekrytointiin liittyvät tutkimukset koskevat työntekijöitä, kun vastaavasti työnhakijoiden asema jää varjoon.
Saimaan ammattikorkeakoulussa tehdyssä opinnäytetyössä tarkasteltiin, miten työnantajien tulee työnhakijoiden tietoja käsitellä ja minkälainen lainsäädäntö prosessia säätelee. Koska tutkimus keskittyy työnantajien näkökulmaan, tutkimuksen empiirinen osuus toteutettiin haastattelemalla kolmea työnantajan edustajaa.
Haastatelluista kaksi työskentelee rekrytoinnin parissa henkilöstöpalvelualalla, ja kolmas haastateltu hoitaa oman logistiikkaosaston rekrytoinnit aina tarpeen vaatiessa. Kaikki kolme haastateltava työskentelevät suurissa suomalaisyrityksissä.
Tutkimuksessa selvisi, että rekrytointitavat ja menetelmät vaihtelevat paljon. Yhdistävänä tekijänä on henkilörekisteri, joka syntyy jokaiselle rekrytoivalle. Keräämällä ja dokumentoimalla tietoja työnantaja luo henkilörekisterin, eli työnantajasta tulee rekisterinpitäjä.
Rekisterinpitäjänä työnantajan on suojattava työnhakijan eli rekisteröidyn yksityisyyttä. Tämä tapahtuu henkilörekisterilain säätämillä rekisterinpitäjän velvollisuuksilla. Velvollisuuksiin kuuluvat mm. huolellisuusvelvoite, tarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus, tiedonantovelvollisuus sekä tietojen säilytysajat.
Henkilötietojen käsittelyä säätelevän lainsäädännön tarkoitus on suojata henkilön yksityisyyttä. Työhönoton kannalta tämä tarkoittaa sitä, ettei työnantaja voi kysyä työnhakijalta mitä hyvänsä, vaan on toimittava lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tietojen käsittelylle on aina oltava peruste, ja käsittelyssä on noudatettava yleisiä edellytyksiä.
Yleiset edellytykset koskevat kaikenlaista henkilötietojen käsittelyä, kuten henkilötietojen keräämistä, tallettamista, käyttöä, yhdistämistä ja luovuttamista. Kansainvälisellä sääntelyllä puolestaan painotetaan erityisesti tietojen käsittelyn oikeudellista perustetta sekä rekisteröidyn nimenomaista suostumusta. Käsittelyyn onkin aina oltava työnhakijan suostumus sekä peruste tietojen käsittelylle.
Haastatteluissa selvitettiin yleisempiä henkilötietojen keräystapoja, joita ovat esimerkiksi haastattelu, suosittelijat, henkilö- ja soveltuvuusarviointi, turvallisuusselvitys, rikosrekisteritiedot sekä luottotietorekisteri. Haastattelujen perusteella haastatellut tuntevat käsittelyä säätelevän lainsäädännön hyvin ja noudattavat henkilötietojen käsittelyn yleisiä periaatteita rekrytoinneissa.
Yrityksen toiminta-alalla on suuri merkitys siinä, millaista tietoa haastateltavalta voidaan kysyä. Joillakin aloilla voidaan pyytää esimerkiksi rikosrekisteriote Työnhakijoita tulee myös pyyntöjä hakijaprofiilien poistosta, jolloin hakijan kaikki tiedot poistetaan syntyneestä rekisteristä.
Ekaterina Smelkova
Tradenomi
Jarmo Kemppinen
Lehtori
Saimaan ammattikorkeakoulu