Kuva: Pixabay
Tuloverotuksessa erilaisia lahjoja ja etuuksia on tarkasteltava sekä laadullisesti että määrällisesti. Pääsääntönä voidaan pitää, että tavanomainen ja kohtuullinen lahja tai etuus on yritykselle vähennyskelpoista menoa ja työntekijälle verovapaata tuloa. Mutta mitä pidetään eri tilanteessa tavanomaisena ja kohtuullisena ja ketä luetaan henkilökuntaan?
Henkilökunta
Henkilökuntaan kuuluviksi lasketaan kaikki yrityksen työntekijät, myös yrityksen johto ja hallitus. Henkilökuntaa ei lueta vuokratyövoimaa eikä harjoittelijoita. Jotta edut ja lahjat ovat verovapaita saajilleen ja vähennyskelpoisia yritykselle, niiden tulee periaatteessa koskea koko henkilöstä. Edun ei välttämättä tarvitse olla täysin sama kaikilla työntekijöillä, mutta arvo ei saa vaihdella henkilöstöryhmän mukaan. Edun tulisi myös tosiasiallisesti olla koko henkilökunnan saatavilla; ei niin, että saajat esimerkiksi arvotaan henkilökunnan kesken.
Merkkipäivälahjat ja henkilökuntalahjat
Moni yritys muistaa työntekijöitään heidän merkkipäivinään kuten 60-vuotispäivät tai eläkkeelle siirtyminen jne. Kohtuullisena pidetään enintään 1 – 2 viikon bruttopalkan arvoisia lahjoja. Lahja voi olla joko fyysinen esine tai palvelu, jonka palveluntarjoaja laskuttaa suoraan työnantajalta. Saajalleen tällaisesta lahjasta ei muodostu veronalaista tuloa, jos lahjansaaja ei voi itse valita lahjaansa tai jos saaja voi itse valita työnantajan ennalta määrätyistä vaihtoehdoista haluamansa lahjan. Jos työntekijälle annetaan merkkipäivälahjaksi lahjakortti, jonka käytöstä lahjansaaja voi itse hyvin pitkälle päättää, lahja on saajalleen ennakonpidätyksen alaista verotettavaa tuloa. Yrityksen näkökulmasta kyse on tuloverotuksessa vähennyskelpoisesta menosta.
Tavanomaiset ja kohtuulliset henkilökuntalahjat, kuten joululahjat yms. ovat saajalleen verovapaita ja yritykselle tuloverotuksessa vähennyskelpoisia. Kyse on aina esinelahjasta, jota ei voi helposti muuttaa rahaksi. Kohtuullisena arvona pidetään enintään yhteensä 100 euron arvoisia lahjoja vuoden aikana.
Henkilökuntaetuudet
Henkilökunta-alennuksia pidetään kohtuullisina, jos ne ovat maksimissaan parhaille asiakkaille annettavien alennusten suuruisia. Henkilökunta-alennuksia voidaan antaa myös yrityksestä eläkkeelle jääneille ilman veroseuraamuksia.
Työnantajan kustantamaa virkistys- ja harrastustoimintaa on myös tarkasteltava tavanomaisen ja kohtuullisuuden näkökulmasta. Tavanomaisena pidetään työnantajan järjestämiä liikunta- tai kulttuuritilaisuuksia, joihin työntekijät osallistuvat vapaa-aikanaan. Yleensä nämä on järjestetty antamalla työntekijöille erilaisia kohdennettuja maksuvälineitä, joita työntekijät voivat käyttää palvelujen maksuvälineinä. Kohtuullisuuden rajana pidetään 400 euroa vuodessa. Jos työantaja rakentaa ja ylläpitää itse esim. kuntosalia, jota työntekijät voivat käyttää vapaa-aikanaan, ei eurorajaa ole. Yrityksen tuloverotuksessa on kuitenkin muistettava se, että toiminnasta aiheutuneiden kustannusten on oltava kohtuullisia ja niiden on liityttävä elinkeinotoiminnan tulon hankkimiseen. Työnantajan kuittia vastaan maksamat työntekijän harrastus- tai virkistyskulut ovat saajalleen veronalaista tuloa mutta yritykselle vähennyskelpoista.
Työnantajan määräämänä aikana tapahtuneen tyky-toiminnan kohtuulliset kulut ovat tuloverotuksessa vähennyskelpoisia. Samoin henkilökunnan pikkujouluista, työnantajan tarjoamista päiväkahvista yms. ei synny työtekijöille veronalaista etua ja ne ovat yritykselle vähennyskelpoisia. Kuitenkin luontoisedut ovat aina saajalleen veronalaista tuloa, mutta yritykselle vähennyskelpoinen.
Työnantajan työtekijöilleen kustantamat koulutusmenot ovat tuloverotuksessa vähennyskelpoisia, jos ne liittyvät ammattitaidon ylläpitämiseen ja lisäämiseen. Nykyisin myös tutkintoon johtava koulutus, jonka työnantaja maksaa, on tuloverotuksessa vähennyskelpoista menoa eikä sitä lueta työntekijälle veronalaiseksi eduksi, jos koulutus on ollut myös työnantajan intressissä.
Myös monet muut henkilökuntaedut, kuten yleislääkäritasoinen työterveyshuolto, yrityksen kotiin työkäyttöä varten kustantaman nettiyhteyden yksityiskäyttö jne ovat yritykselle vähennyskelpoisia menoja. Työnantajan tarjoaman parkkipaikka ja mahdollinen auton lämmitykseen liittyvä sähkötolppa ei muodosta saajalleen veronalaista etua ja on yritykselle vähennyskelpoista, jos etu on koko henkilöstöllä. Muussa tapauksessa kyse on ennakonpidätyksen alaisesta luontoisedusta. Työnantajan työtekijälleen antama sähköauton latauspaikka katsotaan luontoiseduksi.
Verohallinto on julkaissut ohjeen Henkilökuntaedut verotuksessa 25.6.2018 (A92/200/2018), jossa teemaa on käsitelty laajemmin.
Tarja Muikku
Lehtori
Saimaan ammattikorkeakoulu